Gelukkig zijn deze risico’s meestal eenvoudig de kop in te drukken; in de eerste plaats door ze gewoon te benoemen. Deze kennis wordt gebundeld in een risicoanalyse of RI&E (Risico-Inventarisatie & Evaluatie) en laat u toe om meteen de gepaste maatregelen te nemen. Zo kan iedereen veilig aan de slag.

Maar hoe begint u nu aan zo’n risicoanalyse? We lichten het graag toe in vijf stappen. Om het proces in goede banen te leiden en niets aan het toeval over te laten, raden we aan om zo’n analyse altijd door professionele preventieadviseurs te laten begeleiden. Ook G4S heeft hiervoor de juiste preventiemedewerkers in huis. Zij weten immers als geen ander wat de belangrijkste aandachtspunten zijn.

Stap 1: Verzamel bestaande veiligheidsdocumenten

Een goede voorbereiding is het halve werk, en met het opstellen van een risicoanalyse is dat zeker het geval. Door de reeds bestaande veiligheidsdocumenten in kaart te brengen, heeft u meteen een goede basis voor de opmaak van risicoanalyses. Denk hierbij bijvoorbeeld aan documentatie rond arbeidsvoorzieningen, het verzuimbeleid of het zwangerschapsbeleid. Hoe uitgebreider het veiligheidsbeleid binnen uw organisatie, hoe vlotter het hele proces kan verlopen.

Merkt u bij de voorbereiding dat zulke documenten toch grotendeels ontbreken, of moeilijk te duiden zijn? Dan is dit dé ideale gelegenheid om het veiligheidsbeleid verder uit te werken. Een preventieadviseur kan ook hiervoor de nodige acties ondernemen en documenten uitwerken.

Stap 2: Betrek uw medewerkers

Naast preventieprofessionals is er niemand die beter kan inschatten welke risico’s een bepaalde job heeft dan de mensen die er dagelijks mee bezig zijn. Daarom is het interessant om deze medewerkers te betrekken. Hoe ervaren zij de werkomstandigheden, welke mogelijke obstakels komen ze tegen? Het zorgt niet alleen voor een completere risicoanalyse, het geeft ook een positief signaal naar de collega’s, dat het bedrijf rekening houdt met hun mening en hen een veilige werkplek wil blijven garanderen.

Leg uw oor verder te luisteren bij personeelsleden uit diverse lagen binnen de organisatie, waaronder ook directie, HR of preventiemedewerkers. Zij kijken immers elk met hun eigen blik naar het beleid en kunnen vanuit hun eigen expertise zinvolle bijdragen leveren voor een allround risicoanalyse. De verantwoordelijkheid voor een veilig bedrijf ligt immers niet bij de preventiemedewerkers alleen, maar bij iedereen in het bedrijf.

Stap 3: Plan een rondgang

Risico’s evalueren kan uiteraard enkel door het werk eigenhandig te aanschouwen. Op locatie gaan waar de werken worden uitgevoerd is dan ook van cruciaal belang. Alleen zo kan geoordeeld worden over de huidige staat van de fysieke veiligheid, en welke acties er eventueel genomen moeten worden. Voldoende foto’s nemen is hierbij belangrijk om de vastgestelde risico’s verder te onderbouwen en het dossier zo compleet mogelijk in te vullen.

Stap 4: Stel de risicoanalyse samen

Aan de hand van alle verzamelde documentatie (documentenonderzoek, interviews met medewerkers en locatiebezoek) wordt dan het concept van de risicoanalyse geformuleerd. Toets deze af met de betrokken verantwoordelijken en geef hen ook de mogelijkheid om op- of aanmerkingen te geven. Deze feedback kan dan verder verwerkt worden. Eens de definitieve versie op punt staat kan het doorgezet worden binnen de organisatie. Indien u werkt met een externe partij, vraag dan even om het proces van de opmaak toe te lichten, zodat u zelf alle informatie kan plaatsen en onderbouwen waar nodig.

Stap 5: Geef gevolg aan de risicoanalyse

Alle risico’s zijn nu afgewogen en benoemd, maar daar mag het uiteraard niet bij stoppen. Dankzij de analyse kunnen de aangehaalde risico’s nu aangepakt worden om het veiligheidsbeleid verder te optimaliseren. Via een plan van aanpak wordt advies gegeven aan de werkgever rond de best mogelijke oplossingen. Hierbij is het interessant om een tijdstermijn te plakken op de uitvoering van deze ideeën, om het kort te blijven opvolgen.

Neem de preventiemaatregelen op in uw globaal preventieplan en jaaractieplan om een mooi overzicht te krijgen van welke prioriteiten u moet leggen om het welzijn te verbeteren. Zo verzekert u een veilig werkproces voor elke werknemer, van bij de start tot einde werkdag.

Niet de tijd of kennis in huis om dit proces helemaal uit te werken? Onze preventiemedewerkers doen niets liever dan in dit soort dossiers duiken, om zo het veiligheidsbeleid binnen uw organisatie te helpen versterken. Contacteer ons via safetysystems@be.g4s.com of 03 568 19 98 voor meer informatie of een vrijblijvende offerte.

Tips voor een goede naleving

Waardevolle informatie, zo’n risicoanalyse met plan van aanpak. Maar hoe zorgt u er nu voor dat dit zo goed mogelijk wordt nageleefd? Enkele tips om uw document succesvol in te zetten:

• Sta als organisatie achter de risicoanalyse en ga ermee aan de slag. Het document in een bureaulade laten verdwijnen heeft geen enkel nut uiteraard. Maak de veranderingen die nodig zijn en communiceer dit breed met alle betrokken medewerkers, zodat iedereen op de hoogte is van de risico’s en de te nemen maatregelen.
• Hou de risicoanalyse up to date. Alleen zo blijft het document waardevol en kan er op gepaste wijze naar gehandeld worden.
• Zorg in het plan van aanpak voor een duidelijke taakverdeling, zodat iedereen exact weet wat er te gebeuren staat en hoe het kan uitgevoerd worden
• Zorg voor een open communicatie, waarbij werknemers zelf (nieuwe) risico’s kunnen blijven melden en er opvolging aan gegeven wordt door de preventieverantwoordelijke.